FreshMail.pl

Define w DMAIC

Home / Narzędzia LSS / Define w DMAIC

Czy realizować projekt? Krótko o fazie Define w DMAIC

Kontynuuję opis poszczególnych faz projektu Lean Six Sigma, czyli DMAIC. Zapraszam do zapoznania się z fazą Define w DMAIC.

 

Zadania ASAP

Pewnie wielokrotnie w waszej pracy spotkaliście się z taką sytuacją, że szef przychodzi do któregoś z waszych kolegów czy koleżanek, rzuca na biurko temat i mówi: Ma to być załatwione! Rozwiąż ten problem. Kolega czy koleżanka w pocie czoła od razu przystępuje do akcji i zaczyna rozwiązywać powierzoną kwestię, odsuwając przy tym wszystkie inne dotychczasowe zadania na bok.

Jeszcze częściej zdarza się, że klient wewnętrzny bądź szef zleca wam ten problem z terminem realizacji ASAP. Magiczne as soon as possible z reguły „mrozi” wszystkich, których dotyczy.

 

Czy wiecie, że…

jeżeli w jakiejkolwiek sytuacji delegujecie zadanie na waszego dostawcę z terminem ASAP, odkładacie tak naprawdę decyzję o terminie realizacji na jego ręce.

Dlatego jeśli delegujecie cokolwiek komukolwiek, kierujcie się zasadą SMART (specyficzny, mierzalny, ambitny, realny i terminowy). To właśnie „T” w tej zasadzie odnosi się do określenia terminu realizacji.

 

Czas wykorzystany optymalnie

Jaka jest istota pierwszej fazy w DMAIC – fazy Define? Zanim o tym powiem, chciałbym zaznaczyć, że główna siła projektów Lean Six Sigma leży w konsekwencji i w logicznym ułożeniu kolejnych ćwiczeń w taki sposób, że to one tak naprawdę determinują i wskazują wam kolejne kroki działania. Powoduje to, że w projektach Six Sigma nie robimy nic, co nie jest potrzebne czy nie ma sensu. Nie marnujemy czasu na coś, co nie przynosi żadnej wartości dodanej.

 

Projekt wyselekcjonowany

Pierwsze fazy – Define i Measure – są pierwszymi etapami, w których weryfikujemy czy w ogóle dany projekt warto rozpocząć. Projekty Lean Six Sigma trwają najczęściej dość długo. Często są skomplikowane. Zajmują czas zarówno lidera projektu, jak też całego zespołu. Dlatego też trzeba rozsądnie decydować, który projekt jest wart tego całego zachodu.

W fazie Define występuje taki pierwszy punkt kontrolny, w którym lider projektu może powiedzieć osobie zlecającej realizację projektu (klientowi, sponsorowi), że nie ma sensu iść dalej, gdyż nie jest to temat warty Lean Six Sigmy.

Czy problem jest problemem?

Co jest weryfikowane w fazie Define? Pamiętacie koncepcję Delty, gdzie to właśnie ona wskazuje na prawdziwy problem? Deltę trzeba definiować, mając przede wszystkim dwie informacje: o kliencie i jego oczekiwaniach oraz o efektach naszej pracy. W fazie Define jest weryfikowany dokładnie ten jeden element, czyli to, czy ja rzeczywiście opieram moją teorię o pojawieniu się problemu o prawdziwego klienta i jego rzeczywiste oczekiwania. Bardzo często problemem nazywamy sytuację, które jedynie wydaje się nim być. Pamiętajcie, że zawsze dążymy za oczekiwaniami klienta. To jest najważniejsze!

 

Weryfikacja poprzez SIPOC

Jakiego typu narzędzia używa się w fazie Define? Przede wszystkim bierze się pod uwagę potencjalny problem i robi się bardzo prostą analizę SIPOC. Wskazuje ona bardzo dokładnie kto jest klientem danego procesu albo kto oczekuje na ten efekt, wokół którego jest dany dylemat czy problem. Dobrze zrobione narzędzie SIPOC nie zostawia żadnych nieścisłości i wskazuje dokładnie na jednego bądź czasem na kilku klientów. W konsekwencji wykorzystania tego narzędzia musimy przeprowadzić szczerą rozmowę ze zweryfikowanym klientem na temat jego oczekiwań. Tworzy się wówczas tzw. głos klienta (voice of the customer), który musi być odpowiednio zdefiniowany. Co to oznacza? Ten głos klienta musi być mierzalny i musi mieć w sobie tolerancję, czyli dolną i górną granicę. Tolerancja jest tak naprawdę konieczna w kontaktach z różnymi klientami, ponieważ wiele różnych czynników wpływa na naszą pracę. Z tego powodu nigdy nie jesteśmy w stanie uzyskać jednej i tej samej wartości jako efektu naszej pracy. Jednak szerzej na temat tolerancji opowiem w jednym z kolejnych wpisów.

 

CTQ

Wracając do dzisiejszego tematu: głos klienta musi mieć miernik i tolerancję. Z tego tworzy się tzw. CTQ (Critical to Quality). W tym momencie tak naprawdę weryfikujemy, czy problem, który był postawiony na początku, rzeczywiście odnosi się do mierzalnych i realnych oczekiwań tego klienta, który istotnie jest zainteresowany tym problemem. Jeżeli tak nie jest, to lider projektu powinien zgłosić to osobie zlecającej projekt z informacją, że albo trzeba projekt zweryfikować albo trzeba zmienić jego temat. Lider może też wskazać, aby nie robić kolejnych kroków, gdyż tak naprawdę klient oczekuje zupełnie czegoś innego.

 

Praca zorganizowana

Natomiast jeżeli ten etap zostanie zatwierdzony (wszyscy zgodzą się, że projekt jest dalej realizowany), w fazie Define organizujemy jeszcze swoją pracę. Robimy to dlatego, gdyż kolejny etap – faza Measure – będzie wymagała od nas dosyć dużo czasu i zaangażowania, a w związku z tym również pieniędzy. Aby to wszystko – mówiąc kolokwialnie – dowieźć do końca, to trzeba sobie zorganizować odpowiednio pracę. Właśnie w fazie Define przygotowujemy się do takiej organizacji. Wtedy robimy kartę projektu. Definiujemy, z kim chcemy ten projekt realizować. Wskazujemy teoretyczne terminy zakończenia każdego etapu. Jednym słowem przygotowujemy się do całego projektu. Chciałbym tutaj zwrócić uwagę na jedną, bardzo ważną kwestię: na końcu Define podpisujemy kontakt ze sponsorem. W ramach niego weryfikujemy jeszcze raz problem, robimy małą analizę potencjalnych zysków i strat, oceniamy ryzyko oraz definiujemy członków zespołu i terminy zakończenia poszczególnych etapów. W skrócie: faza Define polega właśnie na tym. To jest pierwszy moment, w którym można stwierdzić, że realizacja projektu nie ma sensu. Wówczas należy albo zweryfikować to, z czym mamy się zmierzyć albo zatrzymać projekt i poszukać innych tematów.

 

Bezkompromisowe nie!

Pamiętajcie, jeżeli klient albo ktokolwiek inny rzuca wam temat do rozwiązania, nigdy nie zgadzajcie się bezwzględnie na jego przyjęcie. Swoją decyzję musicie uzależnić od weryfikacji, czy projekt dotyczy prawdziwych oczekiwań realnego klienta. To jest wbrew pozorom bardzo ważna chwila w projekcie początkowym.

Dziś to wszystko o pierwszej fazie DMAIC. Kolejne z nich omówię w następnych wpisach. Zachęcam do czytania i komentowania!

 

Chcesz być na bieżąco i otrzymywać co tydzień maila o projektach, szkoleniach i sensorach?

Proszę zapisz mnie na newsletter. 

FreshMail.pl